La nómina, ese documento tan importante donde se encuentran los salarios y retenciones de los empleados, con los que se renumera por su servicio y se llevan a cabo los cobros que por ley le corresponde al jefe canalizar a las entidades pertinentes.
Por este motivo se vuelve una preocupación real para toda la empresa, ya que requiere de ciertos conocimientos específicos y concentración total para no cometer errores al calcular la nómina.
No existe persona que se pregunte cómo evitar errar en este cálculo, ya que, al caer en estos, puede significar desde una pequeña diferencia de pagos hasta en problemas para la empresa al existir discrepancias con entidades como el SAT o el Seguro Social.
Conoce cuáles son los errores más comunes al hacer este importante cálculo, en el que las empresas son más susceptibles a caer.
- Incumplimiento de los pagos: al no cumplir con el pago en las fechas establecidas y en el periodo de pago en la nómina (quincenal, semanal, mensual, etc.), causa problemas con la autoridad, auditorías y con tus colaboradores.
- No clasificar a los colaboradores: no todos gozan de los mismos beneficios, como pagos de horas extra o salario mínimo. Un error común es clasificar erróneamente a los colaboradores al momento de preparar las nóminas, logrando que la empresa pierda dinero.
- No hacer a tiempo los pagos: la nómina requiere de puntualidad; si hay desorganización y contratiempos pueden acabar en que no se cumplan las fechas dictadas. Esto genera desmotivación y afecta al vínculo con los colaboradores.
- Olvidar descuentos y retenciones de salarios: aquí no se toman en cuenta, dentro de los cálculos, alguna retención o descuento, de modo que se ignoran deducciones. Esto marca errores continuos que llevarán a un cálculo final erróneo.
- No mantenerse actualizado sobre nuevas normas fiscales: estas se encuentran en constante cambio, así que la persona responsable de la nómina debe mantenerse actualizado sobre ellas, para evitar multas o sanciones por parte de la autoridad.
- No contar con tiempo y un plan: la nómina requiere manejar muchos datos, como suma de horas extra, resta de retenciones, tasas de ISR, multiplicación por días laborados, salario, etc., por lo que requiere tiempo para verificar que todo esté correcto, elaborando un plan de trabajo.
- Usar nóminas anteriores de ejemplo: aunque la nómina sea el mismo formato y los colaboradores se encuentren en una condición similar de empleo, estas cambian, ya que dependen de factores como días laborados y personales, por eso no es bueno usar de referencia nóminas anteriores.
- No contar con control de asistencias: si no quieres pagar contribuciones del IMSS e Infonavit de más, es necesario este punto para la puntualidad e incidencias; esto sirve para no pagar de más a los colaboradores y a las instituciones mencionadas.
- No actualizar la información de los colaboradores: se deben revisar constantemente las condiciones pactadas en el contrato, como salarios, cotización ante el IMSS, la jornada laboral y el tipo de puesto a desempeñar para conocer su prima de riesgo.
- Usar un RFC no validado: al no utilizar la verificación que brinda el SAT en su portal se pueden manejar los datos de los colaboradores con un RFC mal digitado o no dado de alta, por lo que es necesario verificar estos datos.
- Errores en los cálculos finales: las tarifas de impuestos a pagar varían de acuerdo con los días y semanas que tenga el mes.
- La falta de automatización de la nómina: al faltar un sistema o software para la gestión de la nómina puede acabar en un cobro incorrecto de algún trabajador. Contar con profesionales evita los errores comunes, ofreciéndote, también, ahorro en costos y tiempo para dedicarte a otras tareas.
Gracias a estos sistemas puedes estandarizar procesos y mejorar la consistencia de los datos que manejes de tus colaboradores, así como liberar el tiempo de los profesionales de Recursos Humanos para que puedan dejar en manos de la tecnología la introducción de datos en un software de gestión de nóminas.
Lo que hace este sistema por ti es llevar la administración de nómina, actualizar variables e información importante de los colaboradores, como salarios, horas, días trabajados, números de cuenta y retenciones, para luego comunicar estos cambios al momento de preparar la nómina.
«Elimina errores y dedícate a tareas de mayor valor para el desarrollo de tus objetivos dentro de la empresa».
