Los que se encargan de realizar la nómina deben de contar con un alto nivel de enfoque y concentración para no cometer errores al momento de calcular el salario bruto o neto, más otros tantos detalles que se deben cuidar en este cálculo.
Aun así, existen los errores humanos, y entre las fallas más comunes que podemos mencionar se encuentran las siguientes:
Las leyes fiscales se encuentran en constante cambio, es una necesidad y responsabilidad de quien se encarga de la nómina mantenerse actualizado sobre ellas, para evitar multas o sanciones por parte de la autoridad.
Los siguientes indicadores es importante que se actualicen en el sistema de nómina que utilices:
Existen distintos periodos de pagos en la nómina, como quincenal, semanal, catorcenal, decenal o mensual. Al no cumplir con el pago en las fechas establecidas puede causar problemas con la autoridad y hasta futuras auditorías, sin mencionar la inconformidad de los colaboradores.
Cuando un pago llega tarde el colaborador va a sentirse con malestar y disgusto, dañando su confianza y opinión sobre la empresa.
Es por esto por lo que los plazos son de suma importancia en la administración del pago.
Las empresas pueden otorgar a los colaboradores prestaciones adicionales al salario, como, por ejemplo, las obligatorias por LFT: la gratificación anual y prima vacacional; también puede haber conceptos como los de previsión social.
No todos los colaboradores gozan de los mismos beneficios, pagos, protecciones y horas extra. Uno de los errores más comunes es negar beneficios y salarios importantes, así como provocar que la empresa pierda dinero pagando un salario que no le corresponde.
Aquí se deben considerar horas extra, comisiones, deducciones y más. No hacer el seguimiento adecuado puede contribuir a un pago mal calculado. Es importante rastrear las horas de los colaboradores o el tiempo libre pagado.
Además, suelen incidir ciertas circunstancias que repercuten en el salario de los colaboradores, como: vacaciones, días extra, colaboradores de baja o reducción de jornada… Mirar estas variables hace mucho más sencillo conocer la situación de cada colaborador.
Aunque en la empresa haya un solo formato, y los colaboradores se encuentren en condiciones similares de empleo, no siempre serán iguales las nóminas, ya que dependen de ciertos factores personales como externos, días no laborados, bonos, algún descuento mensual, horas extra o hasta la antigüedad del colaborador.
Por este motivo, no es buena idea utilizar como referencia nóminas anteriores; los errores humanos siempre pueden pasar, y el origen de estos errores se originan en el centro de los datos.
Estos registros llevan una gran cantidad de datos, datos que mantienen segura a tu empresa en caso de auditorías, además de ayudar en la administración de nómina de manera más fluida.
Al no contar con registros completos y actualizados, el departamento de Recursos Humanos corre el riesgo de calcular mal el salario, clasificar de forma incorrecta a los colaboradores y más.
Entre los registros no validados podemos mencionar:
Hoy en día existen sistemas o software de nómina que te permiten gestionar la preparación y el pago de la nómina en tu empresa.
Invertir en este tipo de herramientas es muy importante, porque evitas fallos y descuidos, a la vez que compruebas que toda la información es correcta y se encuentra muy bien organizada.
Notarás que actualiza las variables e información importante de los empleados, como los salarios, días trabajados, horas, retenciones y números de cuenta, además de que permite tener la información en tiempo real, siempre con seguridad en la información delicada.
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